黃毅力 - Work Smart 有效表現管理

都市日報 2009年7月24日


每次在講座見到一批新朋友，他們都不約而同問我同一條問題，就是怎麼我有那麼多時間應付工作、出差、做運動、足有八小時睡眠，還寫這麼多專欄，出那麼多書，我會說關鍵都在《人生重要十二課》內的必殺技。

首先是Work Smart (有效表現管理)，要說明這不是如何「卸膊」或「揸流攤」，而是如何借力打力，分流和分工，以處理排山倒海而至的工作；委派適當的人選，用他們的時間完成我的任務；在過程中還要不斷檢視他們的表現及進度，看看是否有需要給予支援或額外資源，最關鍵的，是我的每個任務都有目標，那就是要達到目的。這個世界上，很多人工作之時追求完美，那就容易變成吹毛求疵和鑽牛角尖，非常費時失事。我做事的原則很簡單，我未必做到最最最好，但一定盡力做好，其實這樣已經很足夠。

時間管理方面，每次出門我會把握飛行中途的時間檢查電子郵件，確保要覆的郵件已全數回覆，要看的郵件亦全數看過；然後我開始找個別重要的朋友，視乎需要和他們保持聯繫，或通知他們我最新的動態，或預約吃飯或聚會。一一完成這些郵件後先儲存在備件夾，到酒店後一上網，七、八十個郵件「噓」的一聲就如洪水那樣沖出去了。我一方面繼續我在外地的工作，同一時間又能跟朋友及員工保持最貼身的溝通，向相關人士委派任務。要注意在繁多的工作中，也會有氣餒的時候，緊記要保持情緒穩定。我偶然也會動怒，所以特別作了一些預防措施，譬如我每次開啓手提電話都看到的Welcome Message（歡迎信息）是「冷靜！小怒傷肝，大怒傷腎！」，用這些說話訓練自己不受挑動，免得觸及一發不可收拾的爆炸點。

說到壓力管理，若我說我的工作沒有壓力一定是騙你的；壓力和休息是直接掛鈎的，時間比例是三比一，有四十五分鐘工作就需要有十五分鐘時間休息。適度的壓力可以提升辦事能力，這有如在健身室中進行肌肉訓練，一步一步提升自我抗壓能力。

危機處理也很重要，我習慣在行車中途思索當天忘掉了哪些工作，有哪些事情明天要做得更好；我也會花時間想別人從未想及的事，例如現在所做的有沒有潛伏的危機或商機。一切的危機，都是因為一組群的問題累積而成才產生，一組群的問題或大問題，也是透過時間慢慢凝聚，到最後才會爆破。
每件事，每個危機要根治得成功，便要根治問題的所在，要根治問題的所在，便要注意生活及工作中，留意慢慢無形演變出來的問題。要達到這個預防勝於治療的方法，你就要明白「蓋明者遠見於未萌，而智者得避危於無形。禍固多藏於隱微，而發於人之所忽者也。」

如此這樣，我把人生中最重要的十二課變成生活習慣，並把它們編進一本日記簿，以框架形式協助大家將行為習慣變成性格；我也會在每天送上帶有正能量的生活金句，作為溫馨提示，希望大家做人處世懂得從好處想；多點行動，少些說話，沒有埋怨，只有祝福。祝大家都有一個好開始。如有時間，書展見，我會天天到！而今天，我會由早上10:00am到晚上10:00pm‭(‬除了2:30pm-5:30pm這段時間‭)‬ ，都會坐在Hall 1 的 1A02-23 號攤位，為大家簽名！(逢周一至五見報)

黃毅力
(本文摘自都市日報)